2. Étapes à suivre

Étape 1: savoir pourquoi on informatise.

Parce que c'est à la mode? - Non.
Parce que c'est facile? - Non.
Parce que c'est utile? - Oui.

En effet, le service rendu à l'usager, une fois l'informatisation complétée, est de meilleur qualité. En plus, la gestion des ressources est plus rigoureuse.

Étape 2: faire un élagage rigoureux de la collection. Pourquoi consacrer des énergies à traiter des documents qui sont désuets et qui ne servent plus. Ne gardez que le meilleur de la collection, que ce qui répond aux objectifs institutionnels actuels et futurs.

Étape 3: choisir le logiciel de gestion. Trouvez le logiciel qui correspond aux besoins réalistes de l'organisation; retenez celui qui offre le plus d'avantages et qui est susceptible d'évoluer pour répondre encore mieux à vos attentes.

Étapes 4: acquérir l'équipement (phase 1). L'équipement de base pour produire le catalogue doit être acheté en premier: un micro-ordinateur avec disque rigide, un lecteur de cédéroms, Choix des SDM sur cédérom, une imprimante et le logiciel de gestion des ressources. D'autres pièces d'équipement seront requis mais pourront être acquises plus tard.

Étape 5: monter le catalogue. Dérivez, c'est-à-dire transférer, les descriptions du cédérom CHOIX de SDM dans la base de données du logiciel de gestion et assignez à chacune, immédiatement si possible, son numéro de code à barres.

Étape 6: ajuster la collection avec les descriptions. Il convient de faire une vérification complète de la collection pour voir, entre autre chose, si les cotes correspondent à celles du nouveau catalogue informatisé.

Étape 7: choisir la disposition des équipements des postes de travail et de ceux de consultation (phase 2). De cette disposition des équipements dans les locaux de la bibliothèque dépend l'achat de certains appareils. Il faut donc prévoir avec précision comment seront disposés les postes de consultation et quelle sera la configuration du réseau : les postes, le serveur, les imprimantes partagées, etc.

Étape 8: acquérir l'équipement pour la consultation du catalogue et pour la gestion de la circulation de la documentation. Complétez l'achat des autres appareils pour la consultation, du réseau, du lecteur de codes à barres, etc.

Étape 9: mettre en opération le système et donner aux usagers l'information nécessaire.

Étape 10: la recherche sur Internet et la consultation multi-média, CD audio, cédéroms, DVD, etc. (phase 3). Cette fonction est indépendante des précédentes mais demeure une fonction complémetaire de le recheche documentaire.

La formation du personnel se fait tout au long du processus.

Il est utile pour les employés d'avoir un pilier sur lequel compter, une personne ressource qui sait répondre aux questions à tout moment. Cette personne peut être un employé de l'organisme ou une autre personne en support accessible facilement, un pigiste, un contractuel ou un consultant en informatique.

Informatisation des ressources documentaires : analyse et quelques conseils