L'informatisation des ressources documentaires était réservée, il y a quelques années aux grosses bibliothèques: universités, centres de recherche ou au bibliothèques publiques de grandes villes. Mais, depuis que la micro-informatique est devenue omniprésente dans la vie courante, il devient possible de penser à informatiser la gestion des bibliothèques moins importantes: collèges, écoles secondaires, écoles primaires, petites municipalités ou centres de documentation.
Alors que l'automatisation de la gestion du catalogue et de la circulation de la documentation était considérée, jusqu'à tout récemment, comme une opération complexe et coûteuse; il devient possible de réaliser cette mise à jour des opérations de façon simple, avec du personnel non-spécialisé, pour un montant qui reste abordable.
Habituellement, il n'en coûte pas plus cher d'effectuer l'informatisation d'une bibliothèque que de monter des fichiers traditionnels sur fiches cartonnées.
Dans cette perspective, plusieurs commission scolaire n'ont pas hésité à offrir à leurs élèves la chance de pouvoir profiter, dès le secondaire, des avantages de l'informatique affectée à la gestion des ressources documentaires.
Ce fut le cas des commissions scolaires de la Rive-Sud de Québec (territoire des commissions scolaires des Navigateurs, de la Côte-du-Sud et de la Beauce-Etchemin) où le processus d'informatisation des ressources documentaires a commencé au cours de 1985* (il y a déjà près de 20 ans, à l'époque où le cédérom Choix de n'existait pas) et se poursuit encore en visant à compléter l'organisation des bibliothèques des écoles primaires. Nous avons dû souvent redoubler d'efforts pour trouver des solutions originales à des problèmes toujours nouveaux en particulier lors du récent passage à la version Windows du logiciel de gestion des données documentaires Regard. La mise en place de catalogues collectifs à partir de données Regard (Dos) et Nicolas (Dos) pour l'ensemble des bibliothèques des écoles primaires et secondaires a été réalisée tant à la Commission scolaire des Navigateurs (en 2005) qu'à la Commission scolaire de la Côte-du-Sud (en 2006).
Le présent guide, fruit de nombreuses expériences, se veut un aide-mémoire, destiné à soutenir les gens des bibliothèques qui planifient l'informatisation de leurs ressources. Il n'est pas complet; mais il tente de dresser des balises sur la route, à l'occasion tortueuse, de l'informatique liée à la gestion des bibliothèques et centres de documentation.
* écoles sous la juridiction de la Commission scolaire régionale Louis-Fréchette
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Informatisation des ressources documentaires : analyse et quelques conseils