Il existe 2 façons de saisir les descriptions des documents: une à une en les dactylographiant dans le logiciel ou en les transférant massivement.
Les étapes sont alors les suivantes:
1. Vérification des descriptions bibliographiques des fiches «papier» des documents en la comparant à celles de CD-ROM. A ce moment, son inscrits sur chaque fiche du «vieux catalogue» le nouveau numéro de SDM et la nouvelle cote; ces renseignements seront utilisés plus tard (environ 50 titres/ heure);
2. Préparation des lots des numéros SDM pour la dérivation. COBA et REGARD ont une fonction qui permet cette opération.
NICOLAS pour sa part demande que les lots soient préparés en traitement de texte. Ils seront alors sauvegardés en «format DOS» (WP) ou en ASCII (Edit sous Windows est suffisant) (Entre 200 nos et 500 nos à l'heure);
3. SDM-LOTS: transfert des notices du CHOIX (CD-ROM) en format ASCII pour REGARD et en format VER (ce format utilisé par COBA et NICOLAS) (1 000 notices/heure: la machine travaille seule);
4. Adaptation des notices à l'aide d'une fonction de COBA ou REGARD ou de L'Echangeur pour NICOLAS. Cette fonction prépare les notices extraites par SDM-LOTS pour les adapter aux besoins de la bibliothèque. A ce moment, il est possible d'ajouter un code de catégorie au document et de lui attribuer un numéro de code zébré automatiquement.
Cette façon de faire suppose que les codes zébrés seront apposés sur les livres après la dérivation des notices en s'assurant que le numéro placé sur le document est le même que celui qui est inscrit dans la base de données (1 000 notices/heure: la machine travaille seule).
5. Transfert dans le logiciel des notices traitées précédemment (1 000 notices/ heure: la machine travaille seule);
6. Ajout du numéro de code zébré si cette option n'a pas été choisie à l'étape 4) (300 titres/heure);
7. Ajustement des nouvelles COTES DEWEY: écrire la nouvelle cote sur une étiquette (entre 60 et 100 étiquettes/heure).
Si une bibliothèque décide de refaire toute sa numérotation ou seulement une partie, il serait possible alors de faire produire des étiquettes de cotes par le logiciel, ce qui peut dans certains cas sauver du temps.
Il est aussi possible de préparer les nouvelles cotes en traitement de texte et de les imprimer selon un format spécial. En WordPerfect 5,1, on pourra utiliser des chiffres double hauteur; ce qui donnera un cachet très intéressant à la collection. Il est aussi possible d'utiliser les polices proportionelles avec les logiciels comme Corel WordPefect, Lotus WordPro ou Micorsoft Word.
8. Placer un code zébré sur chaque document, avant ou après la mise en place de la base de données, (entre 60 et 250 étiquettes/ heure).
9. Poser les nouvelles étiquettes de cotes sur les documents qui ont une cote Dewey mise à jour (entre 60 et 250 étiquettes/heure).
Informatisation des ressources documentaires : analyse et quelques conseils
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