L'informatisation des ressources documentaires comporte deux phases principales, soit la saisie des données et la préparation matérielle de la documentation.
La description bibliographique de chaque document est transcrite sur le système informatique manuellement, c'est-à-dire que tous les renseignements décrivant les documents sont saisis zone par zone pour constituer la base de données de la documentation.
Si la description du document est disponible sur un disque laser, elle sera alors dérivée, transférée massivement du disque CD-ROM de SDM à la base de données.
Les étapes de réalisation du transfert des notices du disque CHOIX au logiciel de gestion des bibliothèques sont décrites en détail.
Ensuite, à la description bibliographique est associé le numéro de code zébré correspondant aux documents physiques. Ce numéro représente le numéro du code-à-barres apposé sur le document.
Certaines bibliothèques utilisent le logiciel pour la circulation des revues. Un code est attribué à chaque numéro de la revue, sans être nécessairement apposé sur la revue, si ce code est mnémonique. Dans ce cas, le code est composé de 2 ou 3 lettres du titre de la revue (ou d'une abréviation) et du numéro de la revue ou de la mention de sa date de parution: QS9010 pour le Québec-Science d'octobre 1990. Ce code est inscrit dans le logiciel de gestion des ressources documentaires, avec le titre de la revue et aussi, à l'occasion, les principaux sujets des articles.
On peut aussi apposer sur chaque numéro de revue un code zébré tout comme on le fait pour les livres.
Pour chaque numéro d'une revue, une description sommaire de la revue: titre, numéro et principaux sujets sont saisis. Cette description d'un périodique peut être inscrite dans la même base de données que les livres. Cette opération permet alors d'effectuer le prêt des revues au même titre que les livres. Chaque numéro d'une revue est alors considéré comme une unité bibliograhique : notice catalographique + éléments du document physique (catégorie pour le prêt et code zébré)
Pour ceux qui ont accès à Repère (de SDM), il est possible de verser dans la base de données des livres, les références à chaque article de revue que la bibliothèque possède. Le transfert se fait pour les articles de revues en suivant les mêmes étapes que pour les livres. Le principal avantage que l'on trouve à fondre les descriptions des livres et des revues est que l'usager n'a qu'une recherche à faire pour trouver à la fois des références à des titres de volumes et à des numéros de périodiques.
Dans un catalogue collectif, cette façon de traiter les revues peut causer certains contraintes. En effet; le transfert d'un ensemble de notices (description des articles de la revue à partir de Repère) créera plusieurs descriptions bibliographiques auxquelles aucun document physique ne sera rattaché.
Si l'on souhaite transférer les notices descriptives des articles de revues sans y rattacher un code zébré, il faudrait se donner les moyens de garder un certain contrôle sur les notices orphelines (sans codes zébrés rattachés). D'une autre manière, en utilisant une fonction de Regard (Windows), il serait possible d'associer à chacune des descriptions un code zébré et de considérer la description du premier article de la revue comme une «en-tête de kit» et d'apposer ce numéro de code zébré sur la revue. Ainsi, lorsque le prêt de ce code zébré fera en sorte que l'ensemble des articles de ne numéro seront considérés comme prêtés (non-disponibles). Avant de choisir cette avenue, il est nécessaire d'évaluer si le bénéfice retiré est assez important et mérite que l'on s'impose une telle somme de travail.
En ce qui concerne la documentation audiovisuelle, il conviendrait d'analyser avec attention les avantages et les inconvénients de la fusion de cette base de données avec celle des livres. En général, ces documents ne sont empruntés que par le personnel et ne sont par accessibles aux élèves. Il faudrait voir si ces «parasites» du catalogue sont réellement un inconvénient ou si les élèves peuvent s'en accomoder sans que cela ne cause de problèmes. Des documents audiovisuels à l'intérieur d'un catalogue de livre d'une commission scolaire peut permettre une plus grande visibilité de cette documentation. En cherchant des documents sur l'eau dans les livres, le personnel verra en même temps les documents audiovisuels disponibles, ce qui est dans certains contextes un avantage déterminant.
Dans les bibliothèques scolaires, le personnel de la bibliothèque n'a pas à inscrire les élèves "à la main" dans le système informatique. Les renseignements concernant les élèves sont extraits de Jade ou de GPI ou d'un autre système de gestion des dossiers des élèves et transférés sur une disquette en format DOS ou ASCII ou selon un format prédéterminé par le logiciel de gestion des ressources documentaires.
Cette disquette est lue par un logiciel qui adapte ces données pour être comprises par le logiciel de gestion. Dans le cas de NICOLAS, l'utilitaire L'ÉCHANGEUR interprète ces données. En ce qui concerne COBA ou Regard (Windows), une procédure qui permet le transfert des élèves est prévue dans le logiciel. Pour Regard (Windows), il est possible d'activer une «sentinelle» qui surveillera les modifications effectuées dans les dossiers scolaires des élèves et qui effectuera les même corrections dans le dossier de la bibliothèque.
Les renseignements nominatifs concernant les enseignants et le personnel de l'école sont saisis manuellement. Pour ces usagers, certaines écoles utilisent un code «maison» fait des 3 premières lettres du nom et de l'initiale du prénom. Ce code mnémonique est très pratique; voici un exemple: Laflamme, Marcelle: LAFM. Dans le logiciel Regard (Windows), les codes des usagers doivent être uniques. Dans certains milieu, il a été convenu d'indiquer devant les lettres initiales des noms des personnes le 3 chiffres du code de l'établissement. Ainsi, pour notre exemple, 237 serait inscrit devant LAFM (237LAFM). Cette façon de faire permet d'identifier rapidement l'ensemble des usagers d'une écoles, tous les codes commençant par les mêmes chiffres (237). De plus, un enseignant qui est affecté à plusieurs écoles devra avoir plusieurs codes d'usager différents, un par établissement.
Dans un environnement d'une banque unique pour les usagers et aussi pour les documents (catalogue collectif) ces codes d'usagers uniques peuvent être utilisés par le centre multi-média qui prête des documents à l'ensemble du personnel. Les données d'un usager créé par une école pouront être utilisée pour le prêt des documents audiovisuels. En plus, lorsqu'un membre du personnel se préentera à la bibliothèque de son école pour emprunter un document écrit, la liste des documents audiovisuels déjà empruntés figureront à son dossier.
Chaque usager a une carte qui lui sert de carte d'identité. Sur cette carte, un code à barres est apposé. Ce code correspond, pour les bibliothèques scolaires, au numéro de fiche de l'élève dans GPI ou Jade. Ainsi, au moment du transfert des données des élèves, le numéro de fiche sera transporté dans la zone du «code zébré».
L'impression des codes zébrés peuvent se faire de différentes façons. Il est possible de demander au logiciel de gestion des ressources documentaires (Regard ou autre) d'imprimer des étiquettes ou des cartes d'emprunteur où le numéro du code de l'emprunteur sera imprimé en code à barres. Il est aussi possible de faire imprimer ces codes par un autre logiciel.
Ces numéros sont placés dans un ordre correspondant à l'ordre alphabétique des noms des élèves à l'intérieur de chaque école. Les photos des élèves sont, elles aussi, classées par ordre de nom d'élève. Le code est apposé sur la photo en suivant l'ordre des numéros sur les feuilles de codes et le tout est plastifié.
Les autres bibliothèques qui disposent d'une liste d'usagers sur un autre système informatique pourront transférer les descriptions dans le logiciel de gestion.
Une carte d'identité doit être émise à chaque usager. Habituellement, cette carte portera outre le nom de l'usager, un code-à-barres unique correspondant à celui qui est assigné à cet usager dans le logiciel de gestion.
Le code est apposé sur la carte qui sera ensuite plastifiée afin d'en prolonger la vie utile.
Au moment d'un prêt, l'usager présente sa carte d'identité; le préposé au comptoir de prêt, à l'aide d'un lecteur de codes, lit le code sur la carte d'identité de l'emprunteur. Le logiciel va alors chercher le dossier de l'usager. Ensuite une lecture du code du document est faite. Le logiciel recherche alors la description correspondant au code. Le préposé accepte la transaction et passe à l'opération suivante.
Pour le retour des documents, l'emprunteur n'a pas à être présent sur place; la lecture du code à barres l'identifiant n'est pas nécessaire. Pour compléter une transaction de retour, il suffit de choisir la fonction retour et de lire le code à barres du document retourné. S'il y a des amendes, des retards ou des réservations pour le document, le message approprié sera affiché à l'écran.
Pour compléter la réservation d'un document, il faut que le dossier de l'emprunteur soit ouvert. L'opération de réservation consiste à associé à cette emprunteur, un titre de docuement ( Le seigneur des anneaux : les trois tomes ), un exemplaire précis ou encore un tome spécifique (Le retour du roi). Au moment de faire la réservation, il suffit de choisir la sélection appropriée : le titre ou un document physique précis.
À l'aide du système informatisé de gestion des ressources doucmentaires, il est possible de faire ce que l'on appelle comunément «inventaire» de différentes façon :
1.- À l'aide de listes imprimées : après avoir classé les documents sur les rayons en ordre de cotes, on effectue une vérification de la confirmité de ce classement avec une liste de tous les titres enregistrés dans le système informatique, liste que a été imprimée par ordre des cotes. Cette liste présentera la code (Dewey et Cutter), le titre et le numéro du code zébré.
Cette opération a l'allure traditionnelle devrait être ainsi réalisée au moins une fois après avoir procédé à l'informatisation de la collection afin de déceler les anomalies et ainsi les corriger le plus tôt possible. Le vérification interactive, décrite plus loin, permet aussi de faire cette vérification.
2.- À l'aide du lecteur de codes à barres: ici aussi, un classement de la collection par ordre est habituellemetn une opération préliminaire utile mais non essentielle. Ensuite, tel que prévu dans le logiciel de gestion des ressources documentaires, on précédera à la lecture du code à barres de chacun des documents de la collection.
Cette opération peut se faire en interactif; c'est-à-dire que chacun des codes à barres lu est immédiatement validé dans la banque de données de la bibliothèque. Pour faire l'opération de cette manière, le lecteur de codes à barres doit être relié à un ordinateur qui est à son tour branché au réseau où la banque des données de la bibliothèque est consignée.
Il est aussi possible de faire le recolement en différé. À l'aide d'un ordinateur qui indépendant ( ou portatif ), on effectue la lecture des codes à barres et l'on crée un fichier de traitement de texte ( fichier .TXT ou fichier en texte DOS à l'aide de Microsoft Word ou de l'Éditeur MS-DOS ). Une fois les fichiers créés, on demande au logiciel de récupérer ces fichiers, de valider les valider et d'inscrire dans le système informatique que l'inventaire a été fait pour chacun de ces numéros.
Une fois que tous les codes sont lus, il reste à demander au logiciel de préparé un rapport qui dressera la liste ces documents manquants (perdus).
Si l'on ne rencontre pas trop de problème en cours de route, une personne (et un lecteur efficace) fait la lecture et la validation d'environ 5 000 documents par jour.
Informatisation des ressources documentaires : analyse et quelques conseils