Le micro-ordinateur utilisé au moment de la préparation du catalogue (première étape de l'informatisation) n'est pas nécessairement celui qui sera utilisé comme serveur lors de la mise en place définitive du système. Mais si la bibliothèque désire acquérir, dès le début, le micro-ordinateur qui sera assigné comme serveur, il faudrait alors prévoir un disque rigide ayant une plus grande capacité et plus de mémoire interne pour supporter l'installation du logiciel de RÉSEAU.
Les bibliothèques qui choisissent un logiciel sous Windows utilisant le langage de « SQL Server » devront investir dès le début pour mettre en place des équipements « réseau » très performants. Les sociétés qui distribuent des logiciels de gestion des ressources documentaires ont des spécifications sur les exigences minimales pour les différents équipements requis pour l'informatisation des ressources documentaires.
Pour une meilleure qualité de service, certains souhaiteront avoir recours à un distributeur local d'équipement informatique. En effet, à cause de la proximité du point de service, le remplacement d'un appareil défectueux peut être fait plus rapidement.
Biblionet, développé par Concepts logiques 4DI (Mac ou PC)
COBA, gestion des bibliothèques, logiciel développé
par COBA;
FGB, Fenêtre sur la Gestion
des Bibliothèques, logiciel développé par
Plurilogic
KOHA, système «Open source» supporté par Sys-Tech en concertation avec le
Centre collégial des services regroupés (CCSR)
NICOLAS, logiciel développé par les Services informatiques
Bamyan de LAVAL.
REGARD, logiciel développé par la GRICS de Montréal.
Ces logiciels spécialisés sont opérationnels dans des bibliothèques scolaires, municipales ou spécialisées depuis plusieurs années. Chaque entreprise a une façon différente de faire la mise en marché de son logiciel.
Biblionet est un logiciel simple et comparable. Il a été reconnu comme logiciel institutionnel par plusieurs organismes scolaires à l'extérieur du Québec : Ontario, Manitoba ou Nouveau-Brunswick)
Ainsi, COBA fixe son prix sur la vente d'une licence de base à laquelle s'ajoutent des licences supplémentaires (à prix réduit) pour les autres lieux d'installation d'un même organisme. Ce logiciel est disponible dans une version Windows. Il utilise un gestionnaire de base de données SQL.
FGB : Fenêtre sur la gestion des bibliothèques est distribué et installé par Plurilogic, une firme qui développe depuis 1983 des logiciels de gestion pour les établissements d'enseignement . Ce logiciel supporte mal des lettres dans les codes à barres des documents. Il est programmé pour n'utiliser que des chiffres dans les zones des codes zébrés. Quand une bibliothèque a déjà des codes à barres avec une lettre, FGB effectue, à la lecture, une conversion pour rendre ces codes compatibles.
KOHA. Ce logiciel a été retenu pour la gestion du catalogue «collectif» de la vingtaine de collèges participant à un achat regroupé de service auprès de Sys-Tech. Cette firme offre la mise en place, la formation, l'hébergement des données et le suivi. Il est mis en place à compter de 2011.
Pour sa part BAMYAN (Nicolas) a une grille de prix très ventilée qui permet à la licence de base d'évoluer selon les besoins de la bibliothèque; à la licence pour monter le catalogue peut s'ajouter la licence pour le prêt et la licence pour l'utilisation en réseau. Nicolas est un logiciel DOS. Il n'y aura pas de version Windows. Pour certaines applications particulières, ce logiciel est très simple d'utilisation et est doté de toutes les fonctionnalités nécessaire à la gestion complète des activités d'un centre de documentation.
La GRICS (Regard), habituellement fixe son prix en considérant, dans le milieu scolaire, la clientèle totale de l'organisme et autorise l'utilisation de son logiciel dans toutes les bibliothèques de l'organisme. Ce logiciel est disponible dans une version Windows. Il utilise un gestionnaire de base de données SQL.
Plusieurs de ces logiciels sont comparables, chacun a ses petits inconvénients et ses avantages. Avant d'établir un choix définitif, il faut analyser avec attention les différents aspects de ces outils de gestion des ressources documentaires et les comparer avec les besoins réalistes de la bibliothèque. Coba, FGB et Regard sont disponibles en version Windows alors que Nicolas n'est disponible qu'en version DOS. Biblionet est utilisable dans des environnement Mac ou PC. Quant à Koha, la conception «logicielle» fait en sorte que son mode d'opération est complètement différents des autres. Il est comparable aux logiciel utilisés par les grandes organisations (Réseau-Biblio, bibliothèques publiques multi-succursales, BAnQ, etc) : Symphony ou Biblio-Mondo.
Le logiciel de réseau NOVELL est disponible pour en licence pour 5 postes, 10 postes, 50 postes ou 100 postes. Il faut prévoir un nombre raisonnable de stations à être rattachées au réseau. Il est toujours possible d'augmenter le nombre de postes rattachés au réseau et d'acquérir la mise-à-jour du logiciel de gestion du réseau.
Regard (Windows) pour sa part exige un environnement Windows NT pour la gestion de la base de données par « Microsoft SQL Server).
Ces logiciels fonctionnent dans un environnement réseau Microsoft Server
Le serveur doit normalement être un appareil très rapide. Un facteur important pour l'efficacité d'un système de gestion des ressources documentaires est lié au disque rigide qui doit être capable de contenir avec aisance toutes les données et certains programmes utilitaires: traitement de texte, comptabilité, logiciel graphique, etc.
Ce disque rigide devra aussi être le plus rapide possible et le plus fiable possible. Ce sont là les deux principales qualités attendues d'un disque de serveur.
Le serveur lui-même devra pouvoir compter sur plusieurs Méga-octets (Mo.) de mémoire interne afin d'augmenter son efficacité. Plus il y aura de mémoire vive, plus le logiciel sera efficace.
Les postes du comptoir de prêt seront autant que possible des appareils performants puisqu'ils ont à gérer beaucoup d'accès au disque du serveur et avoir un temps de réponse minimal. Un Pentium est recommandé.
Les postes à la disposition du public pour la recherche peuvent être moins performants, puisque leur utilisation est moins intense. Des « vieux Pentium I » sont suffisants pour ces fonctions. Pour les postes de consultation du catalogue par Internet, il est nécessaire de prévoir l'utilisation de « Microsoft Explorer » ou de « Netscape ».
Il y a quelques années, les cartes de réseau ARCNET étaient très répandues, mais avec les derniers changement technologiques, ce type d'équipement a été remplacé par l'architecture de type ETHERNET. Le modèle d'organisation suggéré sera basé sur ce type d'équipement.
Habituellement, il est recommandé d'utiliser des cartes d'interface de la même marque sur un même réseau, mais cette règle n'est pas absolue.
Il s'agit de la vitesse de transmission des données entre les postes et le serveur. Normalement une vitesse de 100 est préférable, mais il faudrait tenir compte de l'ensemble du réseau de l'établissement si le centre de documentation ou la bibliothèque est reliée à un autre réseau.
Ces concentrateurs permettre de rattacher plusieurs postes à un serveur. Tout comme les cartes, les HUBs ont des vitesses spécifiques, 10 ou 100, mais le HUB de type switch peut relié des postes utilisant différentes vitesses.
Un HUB peut grouper les postes de la bibliothèques et être à son tour être relié à un autre HUB. Il serait recommander d'être vigilant et d'avoir recours à un spécialiste pour la mise en place de l'architecture du réseau intérieur de l'établissement.
Il y a trois types d'imprimante qu'il est possible
d'acquérir:
imprimante à points (24 aiguilles) pour un usage régulier,
comme la Fujitsu, pour une production d'une centaine de pages par
jour; comme imprimante utilitaire branchée en poste local au
comptoir de prêt; l'utilisation de ce type d'imprimante est
nécessaire pour la production de cotes sur papier en bande.
imprimante à jets d'encre pour des originaux d'une très bonne qualité à prix abordable. Cette imprimante a plusieurs des caractéristiques de l'imprimante au laser tout en étant à un prix raisonnable.
imprimante au laser pour un usage requérant une très grande qualité. Cette imprimante est utilisée pour la préparation de documents destinés à être reproduits. Son prix d'achat est relativement élevé et son coût de fonctionnement est comparable à celui d'un photocopieur: le remplacement des pièces principales (unité de développement, etc.) est passablement onéreux.
Il faut en prévoir au moins un qui sera utilisé à la fois pour les prêts et les retours. Mais dans une bibliothèque ayant une grande circulation, il serait utile de compter sur 2 lecteurs de codes (un au prêt et un au retour).
Les lecteurs doivent fonctionner en « interface au clavier »
- physique: par l'intermédiaire d'une boîte d'interface, ou
- logique: par le chargement en mémoire résidente d'un logiciel
d'émulation,
Ce mode de fonctionnement cause quelquefois certains problèmes.
Il existe 4 types de lecteurs de codes:
- le crayon: bon marché et fiable, lecture par balayage du code,
- le CCD: plus cher et plus rapide, puisqu'il n'est pas
nécessaire de balayer le code pour en faire la lecture,
- le laser : l'apparence générale du lecteur peut être
semblable au celle du lecteur CCD comme elle peut aussi
ressemblée à un pistolet. Ce type de lecteur est très efficace
mais un peu plus coûteux. Certains modèles de lecteurs
prévoient une base qui le supporte le lecteur pendant la
lecture.
Il existe plusieurs types de codes-à-barres.
Les principaux sont connus sous les noms de
CODE 39, CODABAR, INTERLEAVE 2 of 5, UPC (CUP) et EAN.
Le CODABAR est celui choisi par les bibliothèques qui utilisent le logiciel de Sirsi, dans les bibliothèques publiques et universitaires. Le CODE 39 est de plus en plus répandu et très efficace en lecture par tous les modèles de lecteurs.
Il est important que les codes zébrés qui sont apposés sur les documents soient de très bonne qualité puisque de cette qualité dépend le bon fonctionnement des opérations liées à la circulation des documents.
Certains apprécieront l'utilisation d'une lettre identifiant leur bibliothèque devant le code numérique afin de faciliter le repérage des documents et la « fusion » éventuelle de toutes les données de différentes bases pour en faire un seul fichier collectif.
La mention sur l'étiquette du nom de la bibliothèque peut dans certains cas être appréciée. Le code zébré d'un document peut être le même que celui qui était déjà utilisé comme numéro d'acquisition, mais cette règle n'est pas absolue. Il est souvent préférable de recommencer à neuf l'attribution des numéros de code.
Le choix de l'endroit où sera placé le code sur le document dépend du lecteur de code qui sera utilisé pour la lecture. Ainsi, si l'intention est d'utiliser un lecteur fixé au comptoir sur un support (type pistolet sur base), il sera préférable de poser le code sur le dessus du document, dans la partie supérieure; en prenant la précaution de le placer à au moins 1 cm du bord. Cette distance sera utile si le document est relié ultérieurement. Le relieur pourra alors conserver le code et le plastifier.
Si un autre type de lecteur est utilisé (type CCD ou crayon) la position du code sur le document importe peu. Il suffit de faire des simulations pour constater, selon les habitudes du personnel, quelle est la position la plus appropriée.
Il reste que le code posé sur la couverture évite la confusion avec le code (CUP) posé par l'éditeur (il est au dos) et permet de vérifier rapidement si le document prêté est bien celui qui est en main, puisque le titre du document figure habituellement sur la couverture.
Un équipement qui peut sauver beaucoup de soucis, le Uniterrupted Power Supply (UPS) qui a pour fonction de tenir en opération l'ordinateur qui y est branché pendant une période de temps déterminée durant une panne électrique. Le Serveur devrait normalement être branché à un UPS pouvant fournir du courant pendant une période d'environ 5 minutes, le temps de fermer les fichiers ouverts et d'inscrire les transactions en cours.
Le dispositif de UPS peut aussi être interfacé au serveur. Une carte est insérée dans le serveur et un câble relie le serveur et le UPS. Ainsi, en cas de panne, ce dispositif, avant que sa charge de réserve ne soit épuisée, commande une fermeture du réseau. Le modèle Back-UPS Pro 420 d'American Power Conversion alors considéré comme un minimum.
Un des postes au comptoir de circulation, celui du prêt, pourrait aussi être rattaché à son propre UPS ou à celui du serveur (s'il est assez puissant). Cela permettrait de vider la file d'attente au prêt des documents avant de fermer la bibliothèque.
Il y a deux types de lecteurs, les internes et les externes. Selon l'opinion de certains spécialistes, les lecteurs internes, même s'ils sont moins encombrants, sont plus sensibles à la chaleur interne de l'appareil, c'est là une des raisons qui incitent les usagers à utiliser un lecteur externe qui est branché au micro-ordinateur. Ce lecteur externe peut aussi facilement voyager d'un micro-ordinateur à un autre, il suffit alors d'acquérir des interfaces supplémentaires.
Des lecteurs de différentes marques sont disponibles; ils sont tous comparables. Sur certains modèles, la vitesse de recherche peut être plus grande (plus rapide) que sur d'autres. C'est en général, là, une des caractéristiques qui distinguent les appareils les uns des autres.
Toutefois, pour les utilisations prévues dans le processus d'informatisation des ressources documentaires, il n'est pas nécessaire de rechercher la rapidité d'exécution peu importe le prix du lecteur. Une lecteur ayant une vitesse d'accès moyenne à bas prix est souvent le meilleur investissement.
Normalement, un lecteur de disque CD-ROM peut être accessible par tous les postes d'un réseau. Lorsque le lecteur de disques cédéroms est installé sur le serveur, tous les postes rattachés à ce serveur ont accès à ce cédéroms. Si des données contenue sur un sur cédérom sur le serveur de la bibliothèque, tous les postes de consultation pourraient simultanément le consulter. Il faut alors vérifier s'il est possible d'utiliser ce cédérom en réseau sans violer les dispositions de la loi sur les droits d'auteur.
Habituellement, les données d'un cédéroms sont copiées sur un disque mis en réseau, dans un dossier auquel on attribue un identification particulière (lettre de disque en réseau : «H:»). Ces données sont alors partagées par tous les usagers du réseau.
Souvent, cette utilisation des banques de données est remplacée par un accès Internet directement auprès du créateur des banques; SDM utilisait dans le passé des données sur CD (ou DVD). Ce mode d'accès a été remplacé par un accès direct aux banques et l'utilisation de Transit pour la dérivation des données catalographiques.
Des modems bon marché, pour les besoins des bibliothèques, sont souvent aussi efficaces que des modems très coûteux. Pour accéder à Internet, un modem fonctionnant à 56Kbs devient la règle générale. Dans un milieu où les ressources sont restreintes, ce modem pourrait être installé sur un poste à la disposition des usagers pour l'accès à Internet; le personnel pourra aussi au besoin utiliser cet équipement pour la consultation des bases de données ou accéder aux banques de SDM. Ce poste de consultation « à distance » pourrait aussi être rattaché au réseau de la bibliothèque. Ainsi, les données dérivées des banques de données extérieures pourront être plus facilement accessibles par le logiciel de gestion des ressources documentaires de la bibliothèque.
L'utilisation du modem est quasiment dépassée; elle été remplacée par l'accès Internet par câble puisque la plupart des organismes publiques ont profité du programme «Québec branché» : commissions scolaires, cégeps et municipalités
Informatisation des ressources documentaires : analyse et quelques conseils